Как правильно оформлять подписи в письмах?

Зажмуримся и представим себя в идеальном мире…

Подписи разные в разных обстоятельствах, ведь их пишут люди, а не роботы:

С уважением
Илья

Ваш К. О.

Твой сын

Илья Бирман,
руководитель департамента хорошего тона

Подпись — неотъемлемая часть письма, а не бессмысленный набор одинаковых байтов, пересылаемых тысячи раз. Её пишут не для того, чтобы указать, от кого письмо (это и так видно в почтовике), а чтобы поставить смысловую точку в тексте. При быстрой переписке подписи в отдельных письмах не ставят вообще, точно так же, как не повторяют приветствия.

Информация об отправителе идёт в отдельном поле письма, которое почтовик умеет правильно интерпретировать. В специальной панельке удобно показана информация об отправителе, включающая и его должность, и мобильный телефон, и номер аськи.

…В реальном мире, к сожалению, всё не так.

Что можно сделать в рамках стремления к совершенству? Минимизировать шум, оставив в автоподписи только имя и сайт, где можно найти другую контактную информацию. И не забывать исправлять подпись в тех случаях, когда это уместно.

Илья Бирман, bureau.ru

Комментарии

Никита Листратов

Согласен с тем, что для каждого случая своя подпись. Однако, за базовую, я всегда советую брать такую, примерно:
Имя Фамилия
Телефон сотовый
Почта
Домен

Всю остальную информацию о собеседнике, как правильно заметил Илья, можно найти и/или узнать с помощью данных контактов.

Александр Смердов

Особенно мило в таких подписях смотрятся «метки полей»:
email: info@company.name
web: www.company.name

Кстати, как в 2011‑м году относиться к принятому когда‑то стандарту, что подпись начинается с особой сигнатуры? (подробнее здесь: http://tools.ietf.org/html/rfc3676#section‑4.3) Гугл её, например, распознаёт и раскрашивает подпись сереньким. Какой‑нибудь ещё современный софт понимает, что делать с такими подписями?

Денис Денисов

Многие почтовые клиенты распознают подпись, отделённую строкой с двумя дефисами с пробелом; делают её менее контрастной (изменяют цвет текста на серый, например) и не включают в текст ответа при автоматическом цитировании.

А приветствие и текст подписи всегда нужно корректировать для каждого отдельного письма.

«Вы меня уже достали, дорогая редакция! — с уважением, Денис»

Алексей Мельников

Сергей, я тоже терзался подобными вопросами. Смотрел, как подписываются другие, как правильно по этикету, как правильно по деловому этикету, и в конце концов нашёл для себя следующее решение: в конце письма вместо «с уважением» и прочих канцеляризмов я просто ставлю «Л.».

Единственное правило: если я инициатор переписки, то в первых строках письма обязательно представляюсь, чтобы получатель не крутил в конец письма, как это обычно бывает, и не гадал, глядя на поле «от»; а дойдя до конца, отчётливо видел, что это его конец.

Многоэтажные подписи в конце письма очень сбивают с толку и похожи скорее на служебную информацию в виде машинных кодов. На них никто не обращает внимания, а кого‑то они и вовсе оскорбляют — как шаблонные поздравления с Новым годом.

За время, что я практикую этот метод, я ни разу не почувствовал, что кто‑то воспринял как неуважение. А в общении с друзьями так и вовсе появляется дополнительный ситуационный смысл — люблю :‑)

Л.

Иван Демидов

Я считаю, телефон нужен обязательно. Илья, в реальном мире у большинства людей ящик вида иванов@гмейл.ком. Трудно извлечь тут какую‑то полезную информацию. К тому же бывают разные браузеры, разные почтовые клиенты, разные технически подкованные люди. Бывает чтение почты в распечатке или просто в оффлайне. Ergo, гораздо проще работать с теми, кто придерживается правил хорошего тона, чем отдавать всё на откуп умным распознающим машинам.

Регулярно в ходе переписки/общения/работы с человеком по почте возникает ситуация, когда нужно решить вопрос срочно. И тогда вместо письма набираешь номер. Да и просто, получил несколько деловых предложений, в одном сразу увидел телефон и позвонил. И указавшему координаты — профит! :‑) А те, кто не ставит вообще никакой подписи (бывают и такие), просто теряют потенциального клиента/партнёра.

На мой взгляд, подпись в деловой переписке должна отвечать на вопросы: Кто? Чем занимается? Откуда? Как срочно связаться? То есть выглядеть вот так:

Иванов Иван,
специалист по обучению партнёров
www.romashka.ru
(343) 301‑51‑11

Разумеется, при длинной переписке в теле одного письма уместно ставить длинную подпись только в одном письме из цепочки.

Сергей Киров

Посмотрел на подпись сайта:

> Пишите: artgorbunov@artgorbunov.ru

Ну да, в интернетовских компаниях телефон не в почёте. Но в реальном мире он обычно важнее. А адрес сайта часто есть после @.

Озорнин Михаил

Хороший пример античеловечности — компании, которые автоматически приписывают к подписям целые романы о конфиденциальности. В итоге письмо занимается 2 строки, а ещё 25 — подпись к нему. Которая, к слову, дублируется в каждом письме.

Например, как тут: http://r.789695.n4.nabble.com/…‑Maps‑of‑detailed‑Australian‑regions‑td3086816.html (http://r.789695.n4.nabble.com/…‑regions‑td3086816.html) .

Дмитрий Маслов

Согласятся ли со мной советчики, что совершенной глупостью является указание адреса своей электронной почты в подписи к письму?

Анатолий Карасов

«Правильный сиг — редкий гость в наших краях»:

Правила хорошего сетевого тона гласят: сиг не должен быть длиной более 80 символов и высотой больше 4 строк, не считая разделителя. Разделитель или «линия отрыва» — это строка с тремя знаками: дефис, дефис, пробел. Обозначает начало подписи. Разделитель нужен для того, чтобы получатель смог настроить свою почтовую программу на отрыв сигов при ответе или сразу по получению. Дурным тоном считаются картинки в подписи, анимированный или «по‑особому» отформатированный текст.

Заметка полностью → http://vitalykim.livejournal.com/12932.html

Максим Кучер

Может быть, есть смысл написать ещё и должность с телефоном (если, конечно, речь идёт о деловой переписке), чтобы в случае возникновения вопросов, адресат без лишней суеты смог сразу же перезвонить отправителю:

Максим Кучер, дизайнер
(+7 342) 210‑51‑42

Денис Попов

Правильное оформление подписи в письме, пересылаемом по обычной (не бумажной) почте, — отсутствие подписи.

Имя и обратный адрес отправителя автоматически надписываются в заголовке письма.

Сайт отправителя легко установить по обратному адресу: если обратный адрес — denys@company.example, надо зайти на сайт http://company.example/. Там написаны все телефоны и прочее.

Если уж вы хотите сообщить адресату непубличную информацию о том, как с вами связаться, то так в письме и напишите: мол, вот мой мобильный телефон, звоните, буду рад.

Артём Оберлянд

В подписи нужно указывать только то, чем адресат может воспользоваться: имя, телефон и сайт.

Ярослав Грешилов

Илья, мне кажется, что мы живем как раз в вашем идеальном мире. Достаточно лишь отключить автоматическую подпись у писем и всегда подписывать письма самостоятельно в зависимости от контекста и ситуации. К счастью, в реальном мире ничто этому не мешает.

Анастасия Ловчикова

Мне неуютно, если адрес у письма — корпоративный@мэйл.ру, а я, может, вообще впервые получаю письмо от этого человека, и хочется ответить, но не знаешь, как обратиться.

Ильдар Ибатуллин

А ещё прикольно смотрится, когда оформляешь подпись в формате ХТМЛ. С кнопочкой, например, «Подробнее» с переходом на сайт. Эксперименировал на разных почтовых серверах — ничего не слетает и выглядит вполне прилично. Вместо простой текстовой подписи:

Алексей Пастухов

В первом письме нужна максимально подробная подпись. Например, так:

Иванов Пётр Сидорович
Прораб «Шаражмонтажбракодел»
+7 (999) 999‑99‑99
ivanov@mail.ru
t.me/ivanov

Наталья Колесникова

«С уважением, Иван Иванов». Запятая здесь неуместна по правилам русского языка.

Глеб Кемарский

Наталья, на какие именно правила вы ссылаетесь?

Грамота.ру предлагает такие ответы:

http://new.gramota.ru/spravka/letters/55-punct

После слов «С уважением» принято ставить запятую, несмотря на то что правила правописания не регламентируют этот случай.

http://new.gramota.ru/…/buro/search‑answer?s=305571

Этот вопрос спорный. Запятую ставят, обосновывая её влиянием европейской эпистолярной традиции или рассматривая этикетную формулу как сложное предложение с неполными частями, например такое: Пишу с уважением к Вам, я Иванов Иван.
Однако есть и иная интерпретация, которой соответствует отсутствие запятой: С уважением к Вам пишет Иванов Иван.

Илья Бирман предпочитает запятую не ставить:
https://ilyabirman.ru/meanwhile/2006/06/27/2/

Я ставлю запятую, потому что делаю небольшую паузу перед именем, когда читаю письмо вслух.

Ярослав Кикавец

Уверен, что в подписи, кроме имени автора, надо писать ещё телефон и адрес почты. И сайта, если это зачем‑то нужно адресату.

Телефон, чтобы была возможность найти вас в мессенджерах и написать, а не звонить. Мыло — чтобы не потерять ваш контакт, если письмо будет впоследствии распечатано. Сайт — например, если вы представитель компании, о которой получатель письма захочет узнать побольше.

Но также надо исходить из того, что стоит оставлять лишь те точки контакта с вами, которые вам были бы удобны и которыми вы точно пользуетесь.

Комментарии

Рекомендуем другие советы

Свежак

Текст

Дизайн

Вёрстка

Визуализация

Текст

Бирман пилит таблицы

Что не так с интерфейсом