Любопытно, что первый раз я отвечал точно на такой же вопрос больше четырёх лет назад, до «Ресурса». Тогда мы сидели в одном офисе и хранили проекты на общем файл‑сервере. Именно это я и посоветовал вашему коллеге, руководителю проектов.
Ваш страх, что информация станет беспорядочно валяться в разных местах, вполне оправдан. Если над проектом работают несколько человек, вся работа должна храниться в одном месте.
Когда‑то мы попробовали Дропбокс — но место закончилось со скоростью света, а в платном доступе предлагают только сто гигабайт и платить за каждого пользователя. Идея сделать из него бюрошную библиотеку провалилась с треском. Сейчас, оказывается, появился тариф для команд, который дороже нормальной комплектации Бейскемпа даже в стартовом пакете на пять человек.
А пользуемся мы как раз Бейскемпом. Тегами можно разбить сообщения на входящие, рабочие и исходящие, однако на деле до этого руки не доходят. В открытых сообщениях хранятся постановочные документы и результаты работы передаются на обсуждение с клиентом; в скрытых — варит внутренняя кухня. В тудушках — ставятся внутренние задачи и контролируются замечания к текущей итерации.
Проект начинается с того, что арт‑директор торжественно выкладывает утверждённое клиентом описание задачи и план работы.
С самого начала работы бюро у меня была роскошь — не знать, как устроена информационная кухня наших технологов. В бюро работает уже третий технический директор, и каждому из них в своё время я был благодарен за своё блаженное незнание.