Говорите прямо и чётко, не сглаживая углы — бах! — и всё. Если человек обидится на сам факт отказа, вряд ли вы способны на это повлиять. Но будьте вежливы, я бы даже сказал, деликатны.

Теперь о ваших примерах. Начну с конца — как отказать неприятному человеку.

Не пытайтесь найти объективные причины в сугубо субъективном решении «мне не нравится человек и всё тут».

Не выдумывайте ничего — ответьте коротко и лаконично:

«Дмитрий!

Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию! К сожалению, вы нам не подходите. Надеюсь, вы быстро найдёте другую работу. Я желаю вам удачи».

Я бы смягчил ваши письма, не затуманивая смысл.

Письмо с отказом в работе.

«Евгений, добрый день.

У нас жёсткие формальные требования — 3 года работы бухгалтером. К сожалению, вы не подходите под них.

В нашей компании вам подойдет только должность младшего помощника бухгалтера. Если вас это заинтересует, пожалуйста, дайте мне знать.

Попробуйте обратиться в компанию с менее строгими требованиями. В «Вим‑Биль‑Дам», например, вас могут взять сразу на помощника бухгалтера».

Письмо с отказом печатать рукопись.

«Евгений, здравствуйте.

Большое спасибо за вашу рукопись.

К сожалению, ваша работа носит реферативный характер, есть проблемы со стилистикой и логикой повествования. а мы публикуем только книги, содержащие новые идеи.

Возможно, у вас есть работы по нанотехнологиям или познанию себя в вакууме. По стилю и логике — почитайте Иванова и Петрова. Всего доброго, Михаил».

Буду рад обсудить другие ваши работы. Смело мне пишите».