Ирина!
В любой непонятной ситуации — говорите правду. Я не шучу, реально действенный способ:
Дорогой поставщик, вы прислали мне некачественную партию кофе. Я понимаю, что вы неспециально. Я бы хотела, чтобы вы бесплатно заменили партию на качественную до 31 декабря. Это бы полностью исправило ситуацию.
Если вам откажут, если будут юлить, отнекиваться или обещать что‑то другое, спокойно и дружелюбно ответьте, что вы бы хотели именно так решить проблему, а иначе вам не подходит.
Чтобы было совсем хорошо, надо оставить право на «нет», а то получается ультиматум:
Если вы считаете, что партию не надо менять или что это не ваша ответственность, скажите.
Тут нет наезда, пассивной агрессии, перехода на личности — всё чётко, конкретно, вежливо.
Тогда у поставщика очень простой выбор — выполнить вашу просьбу или пойти на конфронтацию и, очевидно, рисковать потерять клиента.
P. S. Это был пятничный совет по переговорам и отношениям с клиентом. Присылайте вопросы